Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Stand: Juni 2026

1. Geltungsbereich und Definitionen

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend "AGB") gelten für alle Verträge zwischen der Polar Prospects GmbH, Kolonnenstraße 8, 10827 Berlin, handelnd unter der Marke „Torggler Solutions" (nachfolgend "Polar Prospects" oder "Anbieter"), und ihren Kunden (nachfolgend "Kunde") über die Einrichtung und den Betrieb von softwarebasierten Automatisierungslösungen (nachfolgend die "Lösung").

1.2 Die Lösung verbindet die vom Kunden eingesetzten Systeme sowie Portale und Dienste Dritter (nachfolgend "Angebundene Systeme"), automatisiert Vorgänge zwischen diesen Systemen und stellt diese über ein Dashboard mit KI-Assistent sichtbar und prüfbar dar. Der konkrete Leistungsumfang, die Angebundenen Systeme sowie die Preise ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot nebst Auftragsbestätigung (nachfolgend "Hauptvertrag"). Bei Widersprüchen geht der Hauptvertrag diesen AGB vor.

1.3 Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB. Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB wird der Vertragsschluss nicht angeboten. Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsinhalt, es sei denn, Polar Prospects stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

2. Änderungen dieser AGB

2.1 Polar Prospects kann diese AGB jederzeit mit Wirksamkeit auch innerhalb der bestehenden Vertragsverhältnisse unter Einhaltung des nachfolgenden Verfahrens ändern.

2.2 Über Änderungen dieser AGB wird Polar Prospects den Kunden mindestens vier Wochen vor dem geplanten Inkrafttreten der Änderungen per E-Mail in Kenntnis setzen. Der Kunde kann den Änderungen innerhalb von vier Wochen ab Zugang der Mitteilung hierüber schriftlich oder per E-Mail widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch und setzt der Kunde die Nutzung der Lösung nach Ablauf der Widerspruchsfrist fort, so gelten die Änderungen ab Fristablauf als wirksam vereinbart. Widerspricht der Kunde fristgerecht, gelten die bisherigen AGB unverändert fort; beiden Parteien steht in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum geplanten Inkrafttreten der Änderungen zu.

3. Vertragsgegenstand; Leistungen; Nutzungsrechte

3.1 Polar Prospects richtet die Lösung gemäß Hauptvertrag ein ("Einrichtung" bzw. "Setup") und betreibt sie anschließend für die Vertragsdauer ("laufender Betrieb").

3.2 Der laufende Betrieb umfasst, soweit im Hauptvertrag nicht abweichend geregelt: Hosting in Rechenzentren innerhalb Deutschlands bzw. der Europäischen Union, den Betrieb und das Monitoring der Lösung, die Wartung der Anbindungen an die Angebundenen Systeme, Aktualisierungen, die Verbrauchskosten der eingesetzten KI-Modelle sowie Support an Werktagen per E-Mail und Telefon.

3.3 Die Lösung erfasst und verarbeitet die Vorgänge des Kunden. Sie versendet keine eigenständige Kommunikation an Einkäufer, Lieferanten oder Endkunden des Kunden, soweit im Hauptvertrag nicht ausdrücklich anders vereinbart. Die Kommunikation mit Dritten verbleibt beim Kunden.

3.4 Spätere Änderungs- oder Erweiterungswünsche des Kunden ("Change Requests"), insbesondere die Anbindung weiterer Systeme, Kanäle oder Formate, sind nicht vom vereinbarten Leistungsumfang erfasst und werden gesondert beauftragt und vergütet.

3.5 An der Lösung sowie an der zugrunde liegenden Software und allen Arbeitsergebnissen verbleiben sämtliche Rechte bei Polar Prospects. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht zur vertragsgemäßen Nutzung der Lösung. An seinen eigenen, in die Lösung eingebrachten Daten behält der Kunde alle Rechte.

4. Mitwirkungspflichten des Kunden

4.1 Der Kunde stellt Polar Prospects rechtzeitig, vollständig und unentgeltlich alle für die Leistungserbringung erforderlichen Mitwirkungsleistungen bereit, insbesondere Zugänge und Schnittstellen zu den Angebundenen Systemen, erforderliche Stamm- und Testdaten, repräsentative Beispielbelege sowie fachliche und technische Ansprechpartner mit den notwendigen Entscheidungsbefugnissen.

4.2 Kommt der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht rechtzeitig nach, verschieben sich hiervon abhängige Termine einschließlich des Go-Live entsprechend. Polar Prospects ist für hierdurch bedingte Verzögerungen nicht verantwortlich; ein dadurch entstehender Mehraufwand kann auf Basis der jeweils gültigen Preisliste gesondert berechnet werden.

4.3 Der Kunde stellt sicher, dass er zur Weitergabe der in die Lösung eingebrachten Daten und zur Erteilung der Zugänge berechtigt ist.

5. Einrichtung; Abnahme und Go-Live

5.1 Nach Abschluss der Einrichtung erfolgt eine gemeinsame Validierung der Lösung ("Abnahme"). Die Lösung gilt als abgenommen, wenn die im Hauptvertrag bzw. in einem gesonderten Abnahmeprotokoll vereinbarten Abnahmekriterien erfüllt sind. Der Zeitpunkt der Abnahme ist der "Go-Live".

5.2 Soweit das Setup-Entgelt erfolgsbasiert vereinbart ist, wird es erst mit der Abnahme zur Zahlung fällig. Wird die im Hauptvertrag vereinbarte Funktion nicht erreicht, fällt kein Setup-Entgelt an.

5.3 Mit dem Go-Live beginnt der laufende Betrieb und die laufende Gebühr.

6. Verfügbarkeit; Wartung und Support

6.1 Polar Prospects gewährleistet für die von ihr betriebenen Komponenten der Lösung eine Verfügbarkeit von 99,0 % bei einer Betrachtungsweise über einen 12-Monats-Zeitraum.

6.2 Nicht als Zeiten der Nichtverfügbarkeit gelten:

a) angekündigte Wartungsfenster sowie Wartungs-, Installations- oder Umbauarbeiten, die Polar Prospects mit angemessener Vorlaufzeit ankündigt;

b) Zeiträume, in denen die Lösung aufgrund von Umständen, die nicht im Verantwortungsbereich von Polar Prospects liegen, nicht oder nur eingeschränkt verfügbar ist (z. B. höhere Gewalt, Störungen in Telekommunikationsleitungen, Verschulden Dritter);

c) Ausfälle, Störungen oder Änderungen der Angebundenen Systeme (insbesondere der Systeme des Kunden sowie der Portale und Dienste Dritter) oder ihrer Schnittstellen, die nicht im Verantwortungsbereich von Polar Prospects liegen;

d) Zeiträume einer berechtigten Sperrung nach Ziff. 8.

6.3 Support wird an Werktagen (Montag bis Freitag, ausgenommen bundeseinheitliche Feiertage) per E-Mail und Telefon geleistet.

7. Änderung von Funktionen

7.1 Inhalt, Umfang und Funktionsweise der Lösung können sich im Rahmen der üblichen Fortentwicklung sowie aufgrund von Änderungen der Angebundenen Systeme ändern. Ein Anspruch des Kunden auf Beibehaltung einer bestimmten Funktion besteht nicht, soweit der vereinbarte Leistungszweck gewahrt bleibt.

7.2 Änderungen, die den vereinbarten Leistungsumfang nicht nur unerheblich einschränken, wird Polar Prospects dem Kunden rechtzeitig schriftlich oder per E-Mail mitteilen. Ist die Änderung für den Kunden nicht zumutbar, kann er den betreffenden Leistungen innerhalb von 30 Kalendertagen ab Zugang der Mitteilung widersprechen; in diesem Fall steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamwerden der Änderung zu.

8. Sperrung des Zugangs

8.1 Polar Prospects ist berechtigt, den Zugang des Kunden zur Lösung vorübergehend zu sperren, wenn konkrete Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass der Kunde gegen diese AGB, den Hauptvertrag oder geltendes Recht verstößt, oder wenn dies zur Abwehr einer akuten Gefährdung der Sicherheit oder Integrität der Lösung erforderlich ist.

8.2 Polar Prospects ist ferner berechtigt, den Zugang zu sperren, wenn sich der Kunde mit der Zahlung fälliger Entgelte in nicht unerheblicher Höhe in Verzug befindet. Bei der Entscheidung über eine Sperrung sowie deren Dauer wird Polar Prospects die berechtigten Interessen des Kunden angemessen berücksichtigen.

9. Vergütung und Zahlungsmodalitäten; Aufrechnung

9.1 Die Höhe der Vergütung, die Zahlweise und die Fälligkeit ergeben sich aus dem Hauptvertrag. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils gesetzlichen Umsatzsteuer sowie etwaiger sonstiger gesetzlicher Abgaben.

9.2 Das einmalige Setup-Entgelt wird nach Maßgabe der Ziff. 5.2 in Rechnung gestellt. Die laufende Gebühr wird ab dem Go-Live geschuldet. Bei quartals- oder jahresweiser Zahlweise wird die laufende Gebühr jeweils im Voraus zu Beginn der vereinbarten Abrechnungsperiode in Rechnung gestellt; bei monatlicher Zahlweise monatlich.

9.3 Soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart, sind Rechnungen innerhalb von 14 Kalendertagen ab Zugang der Rechnung ohne Abzug zur Zahlung fällig. Die gesetzlichen Regelungen zum Verzug bleiben unberührt.

9.4 Polar Prospects ist berechtigt, die laufende Gebühr einmal je Kalenderjahr mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen zum Monatsende anzupassen. Übersteigt eine Anpassung fünf Prozent gegenüber der bisherigen laufenden Gebühr, steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamwerden der Anpassung zu.

9.5 Das Recht, Zahlungen zurückzuhalten oder mit Gegenansprüchen aufzurechnen, steht dem Kunden nur insoweit zu, als seine Gegenansprüche unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind.

10. Haftung und Haftungsbegrenzung

10.1 Polar Prospects haftet für eigenes Verschulden sowie das Verschulden ihrer gesetzlichen Vertreter, leitenden Angestellten und einfachen Erfüllungsgehilfen nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen.

10.2 Polar Prospects haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, auch ihrer gesetzlichen Vertreter, leitenden Angestellten und einfachen Erfüllungsgehilfen.

10.3 Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf (Kardinalpflicht), ist die Haftung von Polar Prospects auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden beschränkt. Im Übrigen ist die Haftung für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen.

10.4 In den Fällen einer Haftung nach Ziff. 10.3 ist die Haftung weiter der Höhe nach pro Schadensfall auf einen Betrag in Höhe von EUR 10.000 und insgesamt auf einen Betrag in Höhe von EUR 25.000 begrenzt.

10.5 Die Haftung für Datenverlust ist auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei regelmäßiger und gefahrentsprechender Anfertigung von Sicherungskopien eingetreten wäre.

10.6 Die Haftung für Vorsatz (einschließlich Arglist), Personenschäden sowie nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt von den vorstehenden Regelungen unberührt.

10.7 Die vorstehenden Regelungen gelten auch zugunsten der Angestellten von Polar Prospects.

11. Geheimnisschutz; Datenschutz und Datensicherheit

11.1 Die Parteien haben alle im Rahmen der Vertragsdurchführung erlangten Geschäftsgeheimnisse nach § 2 Nr. 1 Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG) sowie sonstige vertrauliche Informationen technischer, kommerzieller oder organisatorischer Art geheim zu halten und vor unberechtigter Kenntnisnahme, Bekanntgabe, Vervielfältigung, Verwendung und sonstigem Missbrauch durch nicht an der Vertragsdurchführung beteiligte Dritte zu schützen ("Geheimnisschutzpflicht"). Die Parteien sind verpflichtet, alle angemessenen Maßnahmen zu ergreifen, um der Geheimnisschutzpflicht nachzukommen.

11.2 Keine vertraulichen Informationen sind solche Informationen, die der offenlegenden Partei allgemein bekannt oder allgemein zugänglich sind.

11.3 Soweit Polar Prospects zur Erbringung der sich aus dem Vertragsverhältnis ergebenden Leistungen Dritter bedient, ist Polar Prospects berechtigt, vertrauliche Informationen sowie Daten des Kunden gegenüber diesen Dritten offenzulegen, soweit dies für die vertragsgemäße Leistungserbringung erforderlich ist und die Dritten zur Geheimhaltung und zum Datenschutz verpflichtet sind.

11.4 Polar Prospects ist zur Offenlegung von vertraulichen Informationen sowie von Daten des Kunden berechtigt, soweit sie hierzu aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder behördlicher Anordnungen verpflichtet ist.

11.5 Soweit Polar Prospects im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet (im Sinne des Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung), schließen die Parteien eine gesonderte Vereinbarung über Auftragsverarbeitung (AVV). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union.

11.6 Jede Partei trägt in ihrem Verantwortungsbereich die alleinige Verantwortung für die Einhaltung der für sie geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

12. Verwendung nicht-personenbezogener Daten

12.1 Polar Prospects ist berechtigt, im Verlauf der Vertragsdurchführung anfallende technische und betriebsbezogene Daten ohne Personenbezug (z. B. Performance-Kennzahlen, Fehlerquoten, Nutzungsstatistiken) zeitlich unbeschränkt zur Sicherstellung des Betriebs sowie zur Weiterentwicklung und Verbesserung ihrer Leistungen zu verarbeiten.

12.2 Die Inhalte der vom Kunden eingebrachten Geschäfts- und Auftragsdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

13. Laufzeit und Kündigung

13.1 Der Vertrag über den laufenden Betrieb beginnt mit dem Go-Live. Es besteht keine Mindestlaufzeit.

13.2 Bei monatlicher Zahlweise ist der Vertrag jederzeit mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende kündbar. Bei quartals- oder jahresweiser Vorauszahlung läuft der jeweils bezahlte Zeitraum; eine Kündigung wird zum Ende des bezahlten Zeitraums wirksam.

13.3 Das Recht jeder Partei zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

13.4 Jede Kündigung bedarf der Textform.

13.5 Mit Wirksamwerden der Kündigung des laufenden Betriebs ist Polar Prospects berechtigt, den Zugang zur Lösung zu sperren und nach Ablauf von 30 Kalendertagen die zu der Lösung gehörenden Daten des Kunden zu löschen, soweit nicht zwingende gesetzliche Vorschriften entgegenstehen oder im AVV etwas anderes vereinbart ist. Auf Verlangen des Kunden gibt Polar Prospects die Daten vor der Löschung in einem gängigen, maschinenlesbaren Format heraus.

14. Schlussbestimmungen

14.1 Für alle Rechtsbeziehungen zwischen Polar Prospects und dem Kunden gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den Internationalen Warenkauf (CISG).

14.2 Gerichtsstand ist das für den Sitz von Polar Prospects örtlich und sachlich zuständige Gericht. Polar Prospects ist jedoch auch berechtigt, am Hauptsitz des Kunden Klage zu erheben.

14.3 Erfüllungsort ist für beide Parteien der Sitz von Polar Prospects.

14.4 Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

14.5 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.