Echte Betriebe. Echte Zahlen.
Abläufe aus unseren Projekten. Mengen und Zeiten stammen aus den Prozessaufnahmen der Betriebe, die Euro-Beträge rechnen wir daraus mit 35 € je Arbeitsstunde.
DSGVO-konform
Hosting in Deutschland
Garantiert 80–90 % weniger manuelle Erfassung
Bestellung, Versand und Rechnung in einem Durchgang statt dreimal abtippen
Ein Großkunde bestellt Geräte für seine Mitarbeiter, jede Bestellung kommt als PDF aus dem Einkaufssystem. Bisher hat eine Person jede Bestellung erst in Lexware und dann noch einmal im Versandportal abgetippt.
- Zwei Bildschirme: links das PDF, rechts Lexware, danach das Versandportal
- Rund elf Minuten händische Erfassung pro Bestellung, bei rund 20 Bestellungen am Tag
- Eine Person für den ganzen Ablauf
- Tippfehler wie vertauschte Hausnummern führen zu Rücksendungen
- Das PDF wird gelesen, der Auftrag steht in Lexware
- Die Sendung ist beim Paketdienst angemeldet, die Sendungsnummer steht im ERP
- Die Rechnung entsteht im selben Durchgang
Angaben des Betriebs. Die gesparten Stunden sind unsere Rechnung mit 80 % weniger Erfassung und 21 Arbeitstagen im Monat. Bestelleingang, Versand und Rechnung laufen hier bereits produktiv.
Über 200.000 Artikel online, Bestellungen direkt im ERP
Über 200.000 Artikel im ERP, aber ohne Bilder und Texte. Online war das Sortiment kaum zu finden, und jede Bestellung wurde von Hand ins ERP getippt.
- Über 200.000 Artikel ohne Bilder und Beschreibungen
- Das Sortiment war online kaum auffindbar
- Jede Bestellung wurde von Hand ins ERP getippt
- Alle Artikel sind online sichtbar, mit Bildern und Texten
- Bestellungen laufen aus dem Shop direkt ins ERP
- Der Innendienst gewinnt jede Woche Stunden für Beratung und Akquise
Bestell-App
Stammdaten-AgentShop und Artikelpflege laufen produktiv.
5.000 Artikel digital, neue Kataloge laufen automatisch ein
Rund 5.000 lagergeführte Artikel ohne Bilder und Texte. Bestellungen kamen nur per Mail und wurden von Hand ins ERP übertragen, neue Lieferantenkataloge von Hand eingepflegt.
- 5.000 lagergeführte Artikel ohne Bilder und Texte
- Bestellungen kamen nur per Mail und wurden von Hand ins ERP übertragen
- Neue Kataloge der Lieferanten wurden von Hand eingepflegt
- Alle Artikel sind digital aufbereitet, mit Bildern und Texten
- Katalogimporte laufen automatisch
- Bestellungen müssen nicht mehr von Hand aus Mails ins ERP übertragen werden
Shop, Artikelpflege und Katalogimport laufen produktiv.
Tausende Bestellungen und Abrufe im Jahr, und jedes Avis muss stimmen
Großkunden lagern ihre Jahresmengen ein und rufen sie über das Jahr ab, dazu kommen Ersatzteilanfragen und Reklamationen. Eine Person ist dauerhaft mit der Abwicklung beschäftigt.
- Rund 5.000 Bestellungen und Abrufe in 14 Monaten im Bestellpostfach
- Etwa jede achte Bestellung ohne Telefonnummer für das Avis
- Rund 450 Bestellungen ohne Bestellnummer, nur etwa 90 davon wurden nachgefragt
- Ohne Avis fährt die Spedition mehrfach an, jede Anfahrt kostet
- Bestellungen und Abrufe werden automatisch in SelectLine erfasst
- Fehlt die Avis- oder Bestellnummer, entsteht sofort eine Aufgabe mit Entwurf für die Rückfrage
- Die Sendung wird bei der Spedition angemeldet und avisiert
- Telefonische Bestellungen werden live mitgeschrieben
Innendienst-Agent
Versand-Agent
Telefon-Agent
Rechnungs-Agent· SelectLineBranchenseite Gastronomie-Großhandel →Auswertung des Bestellpostfachs von Juni 2025 bis August 2026 und Angaben des Betriebs. Den Euro-Betrag haben wir mit 1.700 Arbeitsstunden und 35 € je Stunde gerechnet. Die Einrichtung läuft gerade.
Rund 200 Kitas bestellen per Telefon, WhatsApp und Zettelfoto
Bestellungen kommen per Telefon, WhatsApp, Foto eines Zettels, Sprachnachricht, Mail und Scan. Eine feste Kollegin nimmt sie an, der Rest des Teams springt ein. Der Rechnungslauf kostet jede Woche Stunden.
- Rund 200 Kitas plus Caterer und Gastronomie als Kunden
- Eine feste Kollegin für die Bestellannahme, alle anderen springen ein
- Rechnungslauf: 3 bis 4 Stunden pro Woche, mit den 14-tägigen Kunden ein Tag, am Monatsende zwei Tage
- Die Ware von drei, vier Lieferanten kommt täglich und wird von Hand geprüft
- Bestellungen aus WhatsApp, Foto, Sprachnachricht und Mail werden automatisch erfasst
- Telefonische Bestellungen werden live mitgeschrieben
- Die Lieferscheine der Lieferanten werden geprüft
- Die Rechnungen entstehen im Rhythmus jedes Kunden
Innendienst-Agent Telefon-Agent
Lager-Agent Rechnungs-Agent· LexwareBranchenseite Gastronomie-Großhandel →Angaben des Betriebs in der Prozessaufnahme. Stunden pro Monat und Euro sind unsere Rechnung aus diesen Angaben, mit 35 € je Arbeitsstunde. Die Einrichtung läuft gerade.
Eine Halbtagsstelle nur für den Abgleich von Rechnung und Lieferschein
Rund 1.500 Artikel, etwa 300 Wareneingänge und 1.000 Aufträge im Monat. Lieferantenrechnungen werden Position für Position mit den Lieferscheinen abgeglichen, Speditionsaufträge von Hand ins Portal getippt.
- Eine Halbtagsstelle gleicht Rechnungen mit Lieferscheinen ab
- Eineinhalb Personen für Einkauf und Rechnungsabgleich
- Rund 300 Wareneingänge und 1.000 Aufträge pro Monat
- Speditionsaufträge werden ins Portal der Spedition abgetippt
- Lieferschein und Rechnung werden gegen die Bestellung geprüft, jede Abweichung ist markiert
- Die Sendungen werden bei der Spedition angemeldet
- Bestellungen, die nicht per EDI kommen, werden automatisch erfasst
Angaben des Betriebs in Erstgespräch und Prozessaufnahme. Den Euro-Betrag haben wir mit 35 € je Arbeitsstunde gerechnet. Die Einrichtung läuft gerade.
150 bis 200 Mails am Tag, fünf Leute im Büro
Die Kunden sind Installateure, die Marge liegt bei 3 bis 10 Prozent. Jede Anfrage muss schnell beantwortet und jede Bestellung sauber in weclapp erfasst werden.
- 150 bis 200 Mails am Tag, 750.000 im Postfach
- Fünf Mitarbeiter, inklusive der beiden Geschäftsführer
- Eine Anfrage über sieben Artikel heißt: Preise bei bis zu acht Lieferanten prüfen
- Bei 3 bis 10 Prozent Marge zählt jede Stunde, die händisch läuft
- Die Plattform sortiert den Posteingang vor und macht aus jeder Mail eine Aufgabe
- Bestellungen landen fertig in weclapp
- Der Assistent beantwortet Fragen über alle Systeme, zum Beispiel zu offenen Aufträgen
Angaben des Betriebs im Erstgespräch. Die Einrichtung läuft gerade.
Eine Person im Büro, wo drei sein sollten
Rund zehn Bestellungen am Tag per Mail, meist als Freitext, und per Telefon. Geliefert wird mit eigenem LKW, Spedition oder Kurier. Am meisten Zeit geht in der Kontrolle verloren, die meistens gar nicht stattfindet.
- Im Büro arbeitet eine Person, es sollten drei sein
- Rund 10 Bestellungen am Tag, meist als Freitext
- Offene Vorgänge bleiben liegen, Rechnungen werden vergessen
- Eingangsrechnungen werden nicht geprüft
- Freitext-Bestellungen werden in myfactory erfasst
- Telefonische Bestellungen werden live mitgeschrieben
- Sendungen werden bei Spedition und Kurier angemeldet
- Keine Lieferung bleibt ohne Rechnung
Innendienst-Agent Telefon-Agent Versand-Agent Rechnungs-Agent· myfactoryBranchenseite Technischer Großhandel →Angaben des Inhabers im Erstgespräch. Die Einrichtung ist beauftragt.
Wie sähe Ihr Praxisbeispiel aus?
Wir zeigen es Ihnen in 30 Minuten per Video, kostenlos. Wenn Sie mögen, schicken Sie uns vorab bis zu 10 typische Belege, zum Beispiel Bestellungen, Lieferscheine, Lieferantenrechnungen oder Preislisten, gern auch schwierige.
- Die KI live im Einsatz
- Wo sich der Einstieg bei Ihnen am meisten lohnt
- Preisrahmen schon im ersten Termin
