Bestellungen aus E‑Mails automatisch in die Warenwirtschaft übernehmen
Es gibt fünf Wege: Bestellportal, EDI, Texterkennung mit Vorlagen, ChatGPT und KI-Agent. Ein KI-Agent liest jede Bestellung im Postfach, egal in welchem Format, prüft Kunde, Artikel, Preis und Bestand und legt die Auftragsbestätigung in Ihrer Warenwirtschaft an. Ihre Kunden bestellen weiter wie bisher.
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Warum E‑Mail-Bestellungen so viel Zeit kosten
Im Großhandel kommen die meisten Bestellungen per E-Mail: als Text, als PDF aus dem System des Kunden, als Excel-Liste oder als Foto eines Bestellzettels. Jemand im Büro öffnet jede Mail, sucht Kunde und Artikel heraus und tippt alles händisch in die Warenwirtschaft.
Das ist aufwendig, weil kaum eine Bestellung wie die andere aussieht. Kunden nennen ihre eigenen Artikelnummern, schreiben „wie letzte Woche“ oder ändern die Bestellung zwei Mails später. Wer viel abtippt, macht Fehler, und wenn jemand krank ist, bleibt der Posteingang liegen.
Fünf Wege, Bestellungen aus E‑Mails zu automatisieren
Bestellportal oder Shop
Ihre Kunden bestellen selbst, die Daten kommen sauber in die Warenwirtschaft. Ideal für Stammkunden, die oft dieselben Artikel nachbestellen.
Viele Kunden bleiben trotzdem bei E-Mail, Fax und Telefon. Für diese Bestellungen löst ein Portal nichts.
EDI
Große Kunden mit eigenem ERP schicken ihre Bestellungen als Datensatz. Das läuft vollautomatisch.
Lohnt sich nur bei großen Kunden mit viel Volumen. Kleine und mittlere Kunden schicken weiter E-Mails.
Texterkennung mit Vorlagen
Ein Programm liest PDF-Bestellungen anhand fester Vorlagen aus. Das klappt bei wenigen Kunden mit immer gleichem Layout.
Jedes neue Layout braucht eine neue Vorlage, Freitext und Handschrift gehen kaum. Preis und Bestand prüft niemand.
ChatGPT oder Copilot
Hilft bei einzelnen Bestellungen: Mail hineinkopieren und die Positionen herausziehen lassen.
Jemand muss jede Bestellung hineinkopieren, das Ergebnis prüfen und übertragen. Ohne Schnittstelle kennt ChatGPT Ihre Kunden, Artikel und Preise nicht.
KI-Agent mit Schnittstelle zur Warenwirtschaft
Liest jede Bestellung im Postfach, ob Text, PDF, Excel oder Foto. Er ordnet Kunde und Artikel zu, prüft Preis und Bestand und legt die Auftragsbestätigung an.
Braucht eine Einrichtung von einigen Wochen und eine Schnittstelle zu Ihrer Warenwirtschaft. Die richten wir ein.
So arbeitet ein KI-Agent mit Ihrem Postfach
- 1Die Bestellung kommt wie bisher per E-Mail, als Text oder mit PDF, Excel oder Foto im Anhang.
- 2Der Agent erkennt den Kunden an Absender, Kundennummer oder Lieferadresse.
- 3Er ordnet jede Position einem Artikel aus Ihrer Warenwirtschaft zu, auch über Kundenartikelnummern und eigene Bezeichnungen.
- 4Er prüft Preis, Bestand, Liefertermin und doppelte Bestellungen.
- 5Danach steht die Auftragsbestätigung in Ihrer Warenwirtschaft. Was unklar ist, wird eine Aufgabe mit Grund und Vorschlag für Ihr Team.
Was Sie für den Start brauchen
Das Postfach, in dem Ihre Bestellungen ankommen, und Ihre Warenwirtschaft. Die Schnittstelle richten wir ein, ob on-premise oder in der Cloud, ohne Systemwechsel und ohne Projekt beim Hersteller.
Für die Demo reichen bis zu 10 typische Bestellungen, gern auch schwierige. Die Einrichtung dauert in der Regel 3 bis 8 Wochen ab Start.
So läuft es mit Ihrem System
Wählen Sie Ihr ERP und sehen Sie, wie der Innendienst-Agent dort arbeitet. Die Schnittstelle richten wir ein.
Bestellungen aus E‑Mails: häufige Fragen
Nicht dabei? Fragen Sie uns direkt, wir antworten am selben Tag.
Gibt es ein Programm, das Bestellungen aus E-Mails ausliest und in die Warenwirtschaft einträgt?
Ja. Ein KI-Agent liest das Postfach samt Anhängen, ordnet Kunde und Artikel zu, prüft Preis und Bestand und legt die Auftragsbestätigung in Ihrer Warenwirtschaft an. Anders als Texterkennung mit Vorlagen braucht er kein festes Layout.
Kann ChatGPT Bestellungen in die Warenwirtschaft eintragen?
Nicht von allein. ChatGPT liest eine Bestellung, wenn jemand sie hineinkopiert, kennt aber ohne Schnittstelle weder Ihre Kunden noch Ihre Artikel und Preise. Das Ergebnis muss jemand prüfen und übertragen. Ein KI-Agent erledigt beides selbst.
Wie kommen Bestellungen aus E-Mails automatisch in Lexware?
Mit einem KI-Agenten, der Ihr Bestellpostfach liest und in Lexware warenwirtschaft pro, premium oder Lexware faktura+auftrag die Auftragsbestätigung anlegt. Die Schnittstelle zu Lexware richten wir ein, auch bei Versionen mit PostgreSQL- oder Sybase-Datenbank.
Müssen unsere Kunden anders bestellen?
Nein. Ihre Kunden schicken ihre Bestellungen weiter an dieselbe Adresse, in welchem Format auch immer.
Was passiert, wenn der Agent eine Bestellung nicht sicher versteht?
Dann bucht er nichts falsch, sondern legt eine Aufgabe mit Grund und Vorschlägen an. Ihr Team entscheidet, und der Agent lernt aus jeder Korrektur.
Sehen Sie, was bei Ihnen automatisch laufen kann.
Wir zeigen es Ihnen in 30 Minuten per Video, kostenlos. Wenn Sie mögen, schicken Sie uns vorab bis zu 10 typische Bestellungen, ob per Mail, PDF, Fax oder WhatsApp, gern auch schwierige.
- Die KI live im Einsatz
- Wo sich der Einstieg bei Ihnen am meisten lohnt
- Preisrahmen schon im ersten Termin
