PDF-Bestellungen automatisch auslesen und erfassen
Texterkennung mit Vorlagen liest PDF-Bestellungen, solange das Layout gleich bleibt. Ein KI-Agent braucht keine Vorlage: Er versteht jedes Layout, ordnet die Positionen Ihren Artikeln zu, prüft die Preise und legt die Auftragsbestätigung in Ihrer Warenwirtschaft an.
DSGVO-konform
Hosting in Deutschland
Garantiert 80–90 % weniger manuelle Erfassung
Torggler KILive-DemoStand: 10. November 2026
Warum PDF-Bestellungen so schwierig sind
Eine PDF-Bestellung kommt meist aus dem System Ihres Kunden, und jedes System druckt anders. Die Artikelnummer steht mal links, mal rechts, Mengen kommen in Karton oder Stück, der Liefertermin steht im Kopf oder in einer Fußnote.
Dazu kommen eingescannte PDFs, Bestellungen über mehrere Seiten und Hinweise im Freitext wie „bitte bis Freitag“. Händisch übertragen ist das aufwendig, und die Kundenartikelnummer muss jemand jedes Mal Ihrer eigenen zuordnen.
Texterkennung, Vorlagen oder KI: die Unterschiede
Texterkennung (OCR)
Macht aus einem Scan oder Bild lesbaren Text. Das ist die Grundlage für alles Weitere.
Erkennt nur Zeichen. Was davon Kunde, Artikel, Menge oder Liefertermin ist, weiß sie nicht.
Vorlagen-Software
Liest Felder an festen Stellen aus. Gut bei wenigen Kunden, deren Layout sich nie ändert.
Jedes neue Layout braucht eine neue Vorlage, jede Änderung beim Kunden bricht sie. Der Abgleich mit Ihren Stammdaten fehlt meist.
ChatGPT
Liest einzelne PDFs erstaunlich gut und fasst die Positionen zusammen.
Jedes PDF muss jemand hochladen, prüfen und übertragen. Ihre Artikelnummern und Preise kennt ChatGPT ohne Schnittstelle nicht.
KI-Agent
Versteht jedes Layout ohne Vorlage, ordnet Kundenartikelnummern Ihren Artikeln zu und prüft Preis und Bestand gegen Ihre Warenwirtschaft.
Braucht eine Einrichtung von einigen Wochen und eine Schnittstelle zu Ihrer Warenwirtschaft. Die richten wir ein.
Was ein KI-Agent aus einer PDF-Bestellung macht
- 1Er liest Kopf und Positionen: Kunde, Lieferadresse, Artikel, Menge, Einheit, Preis und Liefertermin.
- 2Er übersetzt Kundenartikelnummern und eigene Bezeichnungen in Ihre Artikelnummern.
- 3Er ordnet Menge und Einheit zu, etwa Karton oder Stück.
- 4Er prüft den Preis gegen Ihre Preisliste und meldet Abweichungen.
- 5Danach steht die Auftragsbestätigung in Ihrer Warenwirtschaft. Was unsicher ist, wird eine Aufgabe mit Grund und Vorschlag.
Woran Sie eine gute Lösung erkennen
Prüfen Sie diese Punkte in jeder Demo, am besten mit Ihren eigenen PDFs:
- Sie liest neue Layouts ohne neue Vorlage.
- Sie ordnet Kundenartikelnummern Ihren Artikeln zu.
- Sie prüft Preis und Bestand, bevor ein Auftrag entsteht.
- Was sie nicht sicher weiß, legt sie Ihrem Team vor, statt zu raten.
- Sie lernt aus jeder Korrektur.
- Ihre Daten bleiben in Deutschland und trainieren keine KI-Modelle.
- Sie hat eine Schnittstelle zu Ihrer Warenwirtschaft.
So läuft es mit Ihrem System
Wählen Sie Ihr ERP und sehen Sie, wie der Innendienst-Agent dort arbeitet. Die Schnittstelle richten wir ein.
PDF-Bestellungen: häufige Fragen
Nicht dabei? Fragen Sie uns direkt, wir antworten am selben Tag.
Kann KI PDF-Bestellungen zuverlässig auslesen?
Ja, auch bei wechselnden Layouts. Entscheidend ist, was danach passiert: Ein KI-Agent gleicht jede Position mit Ihren Stammdaten ab und legt Unsicheres Ihrem Team vor, statt es falsch zu buchen.
Was passiert, wenn ein Kunde sein PDF-Layout ändert?
Nichts. Der Agent braucht keine Vorlage und liest das neue Layout wie das alte.
Funktioniert das auch mit eingescannten PDFs?
Ja. Scans und Fotos liest der Agent genauso, auch mit handschriftlichen Korrekturen.
Wie ordnet der Agent Kundenartikelnummern zu?
Über die Zuordnungen in Ihrer Warenwirtschaft und die bisherigen Bestellungen des Kunden. Neue Zuordnungen lernt er aus jeder Korrektur Ihres Teams.
Wo werden die PDFs verarbeitet?
In Deutschland. Die Plattform läuft im deutschen Rechenzentrum, und wir trainieren keine KI-Modelle mit Kundendaten.
Sehen Sie, was bei Ihnen automatisch laufen kann.
Wir zeigen es Ihnen in 30 Minuten per Video, kostenlos. Wenn Sie mögen, schicken Sie uns vorab bis zu 10 typische Bestellungen, ob per Mail, PDF, Fax oder WhatsApp, gern auch schwierige.
- Die KI live im Einsatz
- Wo sich der Einstieg bei Ihnen am meisten lohnt
- Preisrahmen schon im ersten Termin
