Faxbestellungen und handschriftliche Bestellzettel automatisch erfassen
Ein KI-Agent liest Faxe, Scans und Fotos von Bestellzetteln, auch Handschrift und Korrekturen. Er ordnet die Artikel Ihrem Sortiment zu, prüft Preis und Bestand und legt die Auftragsbestätigung in Ihrer Warenwirtschaft an. Ihre Kunden bestellen weiter per Fax oder Zettel.
DSGVO-konform
Hosting in Deutschland
Garantiert 80–90 % weniger manuelle Erfassung
Torggler KILive-DemoStand: 10. November 2026
Warum Fax und Handzettel nicht verschwinden
Gastronomie, Handwerk und viele kleine Händler bestellen seit Jahrzehnten per Fax oder Zettel. Wer sie zur Umstellung drängt, riskiert Kunden. Deshalb landen diese Bestellungen jeden Tag im Büro und werden händisch abgetippt.
Das ist aufwendig: Die Faxqualität ist schlecht, die Handschrift schwer lesbar, Kunden schreiben Abkürzungen wie „5 Ki. Helles“ und lassen die Kundennummer weg. Lesefehler fallen oft erst bei der Lieferung auf.
Vier Wege, Fax und Handzettel zu erfassen
Händisch abtippen
Funktioniert immer und braucht keine Einrichtung.
Kostet bei jedem Fax Minuten, und Lesefehler landen im Auftrag. Bei Krankheit oder Urlaub bleibt alles liegen.
Kunden auf Shop oder Portal umstellen
Für Kunden, die ohnehin digital bestellen wollen, ist eine Bestell-App bequemer als das Fax.
Viele Stammkunden wollen nicht umstellen. Wer drängt, riskiert sie.
Texterkennung
Liest gedruckte Faxe, wenn die Qualität stimmt.
Handschrift, Durchstreichungen und Abkürzungen versteht sie kaum. Zuordnen und prüfen muss weiter ein Mensch.
KI-Agent
Liest Handschrift, Korrekturen und Abkürzungen, ordnet die Artikel über die Bestellhistorie zu und prüft Preis und Bestand.
Braucht eine Einrichtung von einigen Wochen. Was er nicht sicher lesen kann, legt er Ihrem Team vor.
So liest ein KI-Agent Fax und Handschrift
- 1Das Fax kommt als PDF per E-Mail, der Zettel als Scan oder als Foto über WhatsApp.
- 2Der Agent erkennt den Kunden an Faxnummer, Absender oder Kundennummer.
- 3Er liest jede Zeile, auch Handschrift, Durchstreichungen und Korrekturen.
- 4Abkürzungen und eigene Bezeichnungen ordnet er über die bisherigen Bestellungen des Kunden zu.
- 5Er prüft Preis, Bestand und Liefertermin. Danach steht die Auftragsbestätigung in Ihrer Warenwirtschaft.
Der einfachste erste Schritt: Fax per E‑Mail
Die meisten Telefonanbieter stellen Faxe heute als PDF per E-Mail zu. Dann landet das Fax im selben Postfach wie Ihre übrigen Bestellungen, und der Agent liest es mit. Faxe auf Papier gehen auch, als Scan oder Foto.
So läuft es mit Ihrem System
Wählen Sie Ihr ERP und sehen Sie, wie der Innendienst-Agent dort arbeitet. Die Schnittstelle richten wir ein.
Fax und Handzettel: häufige Fragen
Nicht dabei? Fragen Sie uns direkt, wir antworten am selben Tag.
Kann KI Handschrift zuverlässig lesen?
Ja, auch Korrekturen und Durchstreichungen. Was der Agent nicht sicher lesen kann, legt er Ihrem Team als Aufgabe mit Vorschlag vor, statt zu raten.
Wir bekommen Faxe noch auf Papier. Geht das trotzdem?
Ja, als Scan oder Foto. Einfacher wird es, wenn Ihr Telefonanbieter Faxe als PDF per E-Mail zustellt. Das bieten die meisten an.
Versteht der Agent die Abkürzungen unserer Kunden?
Ja. Er lernt sie aus den bisherigen Bestellungen und aus jeder Korrektur Ihres Teams.
Geht das auch mit Fotos aus WhatsApp?
Ja. Fotos von Bestellzetteln aus WhatsApp liest er genauso, dazu Sprachnachrichten.
Müssen unsere Kunden umstellen?
Nein. Ihre Kunden faxen und schreiben weiter wie bisher.
Sehen Sie, was bei Ihnen automatisch laufen kann.
Wir zeigen es Ihnen in 30 Minuten per Video, kostenlos. Wenn Sie mögen, schicken Sie uns vorab bis zu 10 typische Bestellungen, ob per Mail, PDF, Fax oder WhatsApp, gern auch schwierige.
- Die KI live im Einsatz
- Wo sich der Einstieg bei Ihnen am meisten lohnt
- Preisrahmen schon im ersten Termin
